Cuánto cuesta automatizar un proceso (y cómo se cobra)
Cuánto cuesta un proyecto de RPA en Chile y Argentina: desde USD 6.000 de desarrollo, cuándo se suma la licencia de USD 2.500 y cómo funciona el soporte mensual opcional.
Un proyecto de RPA con nosotros arranca, en la mayoría de los casos, alrededor de los USD 6.000. Ese número es el desarrollo: un mes de trabajo, con la marcha blanca (el robot corriendo en paralelo al proceso manual para validar que todo cuadre antes de apagar el proceso viejo) incluida sin costo aparte. Si el cliente todavía no tiene su propia licencia de la plataforma de RPA, se suma una licencia de USD 2.500. El soporte mensual después de la entrega, si se contrata, arranca en USD 300 y no es obligatorio: hay clientes que se quedan operando el robot solos.
Damos esos números así de rápido porque es lo primero que preguntan antes de agendar cualquier reunión, y no tiene sentido hacer esperar a nadie 40 minutos de demo para llegar a esa respuesta.
Dicho eso, un número solo, sin contexto, sirve para poco. Lo que de verdad determina si un proyecto cuesta 6.000 dólares, el triple o menos son cuatro variables, y ninguna de las cuatro es "cuántos procesos quieres automatizar".
Ojo con esto: los 6.000 son un promedio, no un piso. Un proceso muy acotado, de dos o tres pasos, con datos limpios y sin nada raro que validar, puede salir por debajo de eso.
El diagnóstico de qué automatizar no se cobra
Antes de cotizar nada, miramos el proceso junto al cliente: qué hace hoy, cuánta gente participa, qué sistemas toca y si de verdad conviene automatizarlo primero, en vez de otro proceso de la misma lista. Ese diagnóstico no tiene costo. Se paga recién cuando se decide avanzar con el desarrollo.
Por qué no hay una tarifa fija por robot
Un robot que hace clic en tres pantallas de un sistema estable, con datos limpios y reglas claras, es un proyecto de semanas. Un robot que tiene que leer PDFs con formatos distintos, cruzar contra un ERP sin API y decidir qué hacer con las excepciones, es otro animal completamente distinto aunque en el papel "automatice lo mismo": una factura que entra y un asiento contable que sale.
Por eso cuando alguien pregunta "¿cuánto cuesta un robot?" la respuesta honesta es "depende de qué tan sucio está el proceso, no de qué tan grande es la empresa". Hemos cotizado proyectos más baratos para compañías grandes con procesos ordenados que proyectos caros para pymes con datos desordenados en tres sistemas distintos.
Las cuatro variables que mueven el precio
Complejidad de la interfaz. No es lo mismo automatizar un sistema web moderno que uno de escritorio hecho en los 2000, con ventanas emergentes y campos que cambian de posición según el usuario logueado. SAP, para tomar un caso que conocemos bien, es relativamente predecible una vez que se mapea la transacción, como vemos en qué procesos de SAP se pueden automatizar con RPA. Un sistema legado sin documentación puede triplicar las horas de desarrollo solo en la etapa de reconocimiento.
Calidad de los datos de entrada. Es la que más subestiman los clientes, y casi siempre la que más horas termina consumiendo. Si la planilla o el correo que dispara el proceso viene siempre con el mismo formato, el robot es simple. Si viene de proveedores distintos, con columnas que a veces están y a veces no, o el mismo campo con tres nombres según quién lo cargó, hay que construir una capa entera de validación antes de llegar a la parte que de verdad automatiza algo.
Volumen y frecuencia. Un proceso semanal no necesita la robustez de uno que corre cada cinco minutos con miles de transacciones diarias, que sí exige monitoreo, reintentos automáticos y alertas.
Y la cuarta, las integraciones puntuales, es la que casi nadie pregunta en la primera reunión: cuántos sistemas más, aparte del principal, tiene que tocar el robot. Un ERP, un correo, un WhatsApp Business, una base de datos propia, cada uno suma configuración y pruebas. Un robot que toca un solo sistema sale más barato que uno que orquesta cuatro.
La licencia: por qué no todos la pagan
La licencia de la herramienta de RPA va aparte del desarrollo, y solo se cotiza cuando el cliente no la tiene todavía. Si ya tiene una licencia vigente (porque la compró antes, porque la trae de otro proyecto, o porque la gestiona directamente con el proveedor de la plataforma) ese costo no existe en la cotización. Es una de las confusiones más comunes que vemos: pensar que los USD 2.500 son parte fija de cualquier proyecto, cuando en realidad dependen de un solo dato puntual, si el cliente ya tiene licencia o no. Si trabajas sobre Rocketbot, ese punto lo resolvemos en la etapa de cotización.
Los tres modelos de cobro que usamos
No cobramos igual en todos los proyectos, porque el riesgo lo asume distinto cada parte según el modelo.
Por proyecto cerrado es el más común: se define el alcance, se cotiza el desarrollo (los USD 6.000 de los que hablamos arriba, más la licencia si corresponde) y se entrega el robot funcionando, con la marcha blanca incluida. Funciona bien cuando el proceso ya está documentado y las reglas son claras desde el día uno.
Soporte y mantenimiento mensual es opcional, no parte del paquete base. Arranca en USD 300 al mes y sube según cuántos robots hay que monitorear y qué tan crítico es el proceso. Algunos clientes lo contratan desde el día uno porque no quieren que nadie interno tenga que aprender a mantenerlo. Otros prefieren quedarse solos después de la entrega, y recién vuelven a golpearnos la puerta cuando algo se rompe. Las dos decisiones son razonables: depende de si el equipo del cliente tiene a alguien disponible para hacerse cargo.
Por bolsa de horas es el modelo menos frecuente, y lo usamos casi exclusivamente con clientes que ya tienen experiencia con RPA y saben exactamente qué necesitan mes a mes, sin un alcance fijo que cerrar de entrada.
Lo que no debería entrar en la cotización (y a veces sí entra)
Esta parte es incómoda pero hay que decirla. Un presupuesto de RPA bien armado separa el costo del robot del costo de arreglar un proceso que estaba mal desde antes de pensar en automatizarlo. Si el proceso tiene pasos manuales que existen solo porque "siempre se hizo así" y nadie los cuestionó, ese trabajo de rediseño es consultoría de procesos, no desarrollo de RPA, y debería cotizarse (o discutirse) por separado. Cuando un proveedor mete todo en la misma bolsa, el cliente termina pagando por horas de reingeniería de procesos disfrazadas de horas de programación de robot.
Cómo se justifica el gasto frente a la dirección
El argumento que convence no es "esto es barato". Es comparar el costo del robot contra las horas que hoy dedica el equipo a la tarea, multiplicadas por lo que cuesta esa hora, más lo que sale un error que hoy nadie mide pero que existe. Un proceso donde dos personas se pasan medio día cada semana suele pagar el proyecto en pocos meses, sin contar los errores evitados. Para ponerle números al caso puntual, tenemos una calculadora de ROI que compara la inversión contra el ahorro estimado antes de firmar nada.
Antes de pedir una cotización
Llegar a la primera reunión con tres datos acelera todo: cuántas veces por mes se ejecuta el proceso hoy, cuántas personas participan y cuánto tiempo les toma, y si el sistema que hay que tocar tiene alguna documentación (aunque sea vieja o incompleta). Con eso, en la mayoría de los casos podemos dar un rango de precio en la primera llamada, no después de tres reuniones de descubrimiento.
Danilo Toro, fundador de Robotipy, cotiza personalmente los proyectos de automatización en Chile y Argentina, sin vender de más ni esconder lo que no sabe todavía sobre un proceso hasta no verlo.
