Por Danilo Toro, Fundador de Robotipy
Cómo automatizar Defontana en Chile con API, RPA o ambos
Guía para elegir entre la API de Defontana, un robot RPA sobre su interfaz web o una combinación de ambos, con los procesos que se pueden automatizar, sus riesgos y sus límites.
Defontana se puede automatizar por dos caminos. El primero es su API REST, que permite crear documentos, comprobantes contables y maestros desde otro sistema. El segundo es un robot RPA que opera la interfaz web con un usuario propio, igual que una persona. Como regla general, usamos la API donde existe un servicio para la tarea y dejamos el robot para lo que solo se hace en pantalla. La mayoría de los procesos reales necesita los dos.
En Robotipy hemos automatizado procesos sobre Defontana, además de SAP, Finnegans y portales de bancos de Chile y Argentina. Lo que describimos sobre la API se basa en la documentación pública de Defontana revisada a octubre de 2026.
¿Qué es Defontana y qué cubre su API?
Defontana es un ERP chileno 100% web, con planes para pymes y para empresas medianas y grandes, que opera en Chile, Perú, México y Colombia. Sus módulos cubren ventas y facturación electrónica, compras, inventario, contabilidad, tesorería y remuneraciones.
Su API REST usa tokens JWT y, según la documentación pública, tiene servicios para contabilidad, ventas, compras, órdenes de compra, inventario, pedidos, despachos y precios. Con ellos se pueden grabar documentos de venta y notas de crédito, registrar documentos de compra y aceptar o rechazar los que llegan desde el SII. También permite ingresar comprobantes contables, crear y actualizar clientes, productos y proveedores, y consultar documentos pendientes de pago.
El acceso tiene requisitos. Tu empresa debe ser cliente del ERP y el acceso a cada módulo se solicita al área de Postventa de Defontana. La misma documentación aclara que el desarrollo de la integración es responsabilidad del cliente o de su proveedor tecnológico. Hay un ambiente de pruebas disponible de lunes a viernes, de 09:00 a 20:00. En cambio, no encontramos publicados el precio del acceso, los límites de llamadas ni servicios para conciliación bancaria o rendiciones.
¿Qué procesos de Defontana se pueden automatizar?
Los mejores candidatos son los procesos de alto volumen y reglas claras, como los documentos de compra, la emisión de documentos, la conciliación bancaria, las rendiciones, los reportes y el mantenimiento de maestros. En la tabla está el camino que recomendamos para cada uno y la razón.
| Proceso | Camino recomendado | Por qué |
|---|---|---|
| Carga de facturas de compra y documentos recibidos del SII | Mixto | Los documentos recibidos ya aparecen en Defontana y la API permite registrarlos y aceptarlos o rechazarlos. El robot se encarga de lo que no llega por el SII, como facturas de proveedores extranjeros o boletas, y de aplicar las reglas de imputación. |
| Emisión de facturas y notas de crédito desde otro sistema | API | Hay servicios para grabar documentos de venta y notas de crédito y de débito. Con volumen alto, la API es más rápida y no depende del diseño de la pantalla. |
| Ventas de e-commerce y marketplaces | Integración nativa o API | Defontana tiene un plugin para Shopify, WooCommerce, Mercado Libre, VTEX, Jumpseller y otros canales. La API queda para canales propios o que no están en esa lista. |
| Conciliación bancaria | Mixto | La importación de cartolas y el pareo automático se hacen en la pantalla de Tesorería, y en la API no encontramos un servicio de conciliación. El robot opera esa pantalla y la API se usa para consultar documentos pendientes e ingresar comprobantes. |
| Rendiciones de gastos | Integración nativa o mixto | Si usas Rindegastos, la integración oficial contabiliza los gastos aprobados. Cuando las rendiciones llegan en Excel o por correo, el robot valida los respaldos y el registro se hace por API como comprobante contable. |
| Reportes y consolidación en Excel | Mixto | Ventas, compras, comprobantes y documentos pendientes de pago se extraen por API. Los informes que solo existen en pantalla los descarga el robot, y un script arma el Excel final. |
| Mantenimiento de maestros de clientes, productos y proveedores | API | Hay servicios para crear y actualizar clientes, productos, proveedores y listas de precios. La mayor parte del esfuerzo está en validar los datos antes de escribirlos. |
| Asientos contables recurrentes (provisiones, remuneraciones calculadas en otro sistema) | API | El servicio de comprobantes contables recibe el asiento ya armado. Hay que revisarlo antes del primer envío, porque un error en una regla se repite en cada ejecución. |
¿Cuándo usar la API de Defontana?
La API es la mejor opción cuando existe un servicio documentado para la tarea, sobre todo si el volumen es alto o si los datos nacen en otro sistema, como un e-commerce propio, un sistema de producción o la hoja de cálculo de otra área. Una llamada a la API no depende de dónde está un botón y es más rápida que cualquier navegación. Si algo falla, devuelve una respuesta clara, y eso facilita reintentar o escalar el error.
Su costo está en la integración. Necesitas a alguien que la programe, porque Defontana no la construye por ti, y tienes que pedir acceso a cada módulo por separado. Antes de diseñar, ten en cuenta que cada token nuevo invalida de inmediato los anteriores del mismo usuario, según la documentación. Dos procesos que comparten la cuenta se cierran la sesión entre ellos, así que cada integración necesita su propio usuario o una gestión centralizada del token.
¿Cuándo usar un robot RPA sobre la interfaz web de Defontana?
Un robot RPA sirve cuando la tarea solo existe en la pantalla o cuando no tienes acceso a la API del módulo. También es útil si el proceso cruza Defontana con portales que tampoco tienen API, como los de los bancos. El robot entra con su propio usuario y hace en los menús lo mismo que tu analista, con registro de cada paso.
El caso típico es Tesorería. La importación de cartolas y el botón de conciliación automática son funciones de pantalla. Además, para bancos distintos de Santander, Banco de Chile y BancoEstado, la cartola hay que llevarla primero a un formato genérico de seis columnas. Esa secuencia de descargar, transformar, subir y conciliar la puede ejecutar un robot. Lo mismo ocurre con los informes que Defontana muestra en pantalla pero no expone por API.
Su debilidad es que, si Defontana cambia una pantalla, el robot se detiene hasta que alguien lo ajusta. Comparamos los caminos de interfaz, API y carga masiva en cómo integrar RPA con tu ERP.
¿Cuándo combinar API y RPA?
La combinación se justifica cuando un mismo proceso tiene tramos con servicio en la API y tramos que solo existen en pantalla o fuera de Defontana. La conciliación bancaria es un caso de este tipo.
En un diseño mixto, el robot entra a los portales de los bancos y descarga las cartolas. Luego un script identifica a quién corresponde cada abono, cruzando el RUT o la glosa con los documentos pendientes de pago que entrega la API. Para los movimientos que coinciden, la API ingresa los comprobantes contables y el robot ejecuta la conciliación en la pantalla de Tesorería. Los que no coinciden quedan en una lista para que una persona los revise. Detallamos ese flujo en cómo automatizar la conciliación bancaria.
En nuestros proyectos sobre SAP seguimos el mismo criterio: llamadas directas donde el sistema las permite y operación por pantalla para el resto. Con esa lógica planteamos los proyectos de nuestro servicio de RPA.
¿Cómo se conecta Defontana con el SII, los bancos, el e-commerce y Excel?
Defontana ya trae varias conexiones nativas. Úsalas antes de construir algo propio, porque automatizar encima de ellas suele salir más barato que reemplazarlas.
En el caso del SII, el módulo de compras sincroniza los documentos recibidos y muestra el estado de aceptación de cada uno. La decisión de aceptar o reclamar sigue siendo manual y tiene plazo, ya que según el SII el reclamo o el acuse de recibo se informa dentro de 8 días. Un robot que revisa a diario los pendientes contra las órdenes de compra evita que una factura con errores se dé por aceptada al vencer el plazo. El resto del flujo está en cómo automatizar cuentas por pagar y la carga de facturas.
Para los bancos, Defontana importa cartolas de forma automática con frecuencia diaria, semanal o mensual si le entregas las credenciales del banco. Si tu política de seguridad no permite compartirlas, un robot propio puede descargar las cartolas con credenciales guardadas en tu infraestructura.
En e-commerce, el plugin oficial sincroniza stock y precios y genera documentos de venta a partir de las órdenes pagadas, en ciclos de 30 minutos. Para Excel, lo habitual es extraer los datos por API o por exportación, consolidarlos con un script y distribuir el archivo, como explicamos en cómo automatizar los reportes que hoy haces en Excel.
¿Qué cuidados necesita un robot que trabaja en Defontana?
Hay cuatro puntos que revisar: un usuario propio, permisos acotados, un plan para los cambios de interfaz y pruebas que consideren los límites de la API.
El usuario dedicado va primero. Si el robot usa la cuenta de una persona, después nadie sabe quién hizo qué, y en la API el token del robot puede cerrar la sesión de otra integración. Los permisos se limitan a los módulos y acciones que usa el proceso. Un robot que registra compras no necesita aprobar pagos ni ver remuneraciones.
Los cambios de interfaz van a ocurrir. La nueva versión del módulo de compras, por ejemplo, reorganizó el listado en documentos ingresados y pendientes por ingresar, y un cambio así detiene a un robot de pantalla. Por eso hay que tener alertas y a alguien que pueda ajustarlo rápido.
La documentación de la API no publica límites de llamadas. Pregúntalos a Postventa antes de diseñar cargas grandes y trabaja por lotes con reintentos. En el ambiente de pruebas, según Defontana, lo que configuras se pierde con la siguiente actualización.
¿Cuándo es mejor no automatizar en Defontana?
No recomendamos automatizar si Defontana ya resuelve la tarea con una función nativa o si el volumen es bajo, ni mientras el proceso siga cambiando de un mes a otro.
Si vendes en Shopify o Mercado Libre, usa el plugin oficial antes de pagar un robot. Para las rendiciones que ya pasan por Rindegastos, la integración existente se encarga de contabilizarlas. Y cuando tu banco permite la importación directa de cartolas y el pareo automático concilia la mayoría de los movimientos, el robot solo se justifica para las excepciones que quedan.
En cuanto al volumen, un proyecto de RPA con nosotros cuesta en promedio USD 6.000 de desarrollo, con un mes de trabajo y la marcha blanca incluidos (el detalle está en cuánto cuesta automatizar un proceso). Un proceso que le toma dos horas al mes a una persona difícilmente recupera esa inversión. Tampoco lo recomendamos si estás por migrar de ERP. Y si nadie puede explicar las reglas del proceso sin decir "depende", hay que ordenarlo antes de automatizarlo. Si tienes dudas sobre tu caso, escríbenos y lo revisamos.
