Por Danilo Toro, Fundador de Robotipy
Cómo automatizar la facturación electrónica
Cómo automatizar la facturación electrónica donde está el trabajo manual: descarga de documentos recibidos, validación, cruce con órdenes de compra y acuse.
Cuando una empresa nos pide automatizar la facturación electrónica, en la mayoría de los casos la emisión no es lo que hay que tocar. Esa parte ya la resuelve el ERP o el proveedor autorizado que firma y timbra los documentos. Poner un robot encima de algo que funciona por API solo agrega un punto frágil.
El trabajo manual está en lo que viene después, desde que el documento electrónico existe hasta que queda contabilizado, aceptado o rechazado dentro del plazo que fija la ley. Ese tramo todavía lo hace una persona con el portal del organismo fiscal abierto en una pestaña, el ERP en otra y una hoja de cálculo de por medio.
Las tres partes de la facturación electrónica
El término agrupa tres procesos que se automatizan de manera diferente, y solo dos de ellos justifican un robot: la recepción y el ciclo posterior. Conviene separarlos antes de pedir una cotización.
Emisión y timbrado
Generar el documento, firmarlo, obtener la autorización del organismo fiscal (CAE en Argentina, folio autorizado en Chile, timbre del PAC en México) y entregarlo al cliente. Esto le corresponde al ERP o a un proveedor certificado. Si tu ERP no lo hace, lo correcto es integrar ese proveedor por API. La comparación entre un robot y una integración está en RPA vs desarrollo a medida.
Recepción
Descargar desde el organismo fiscal y desde el correo los documentos que te emitieron, cruzarlos con órdenes de compra y recepciones de mercancía, y cargarlos en el ERP. Aquí se concentra la mayor parte del trabajo manual.
Ciclo de vida posterior
Acuses de recibo, reclamos, notas de crédito, cancelaciones, referencias entre documentos y archivo de respaldo. Suele planificarse poco y, como aquí corren los plazos legales, es donde aparecen los problemas cuando algo se hace tarde.
Plazos legales: reclamo en Chile y cancelación en México
En Chile, una factura electrónica recibida que no se reclama dentro de 8 días corridos queda irrevocablemente aceptada. Desde ese momento ya no puedes objetar su contenido, aunque la mercancía haya llegado con diferencias, y el proveedor puede cederla a una empresa de factoring.
El plazo corre aunque la persona responsable esté de vacaciones o el área de compras todavía no confirme si la recepción coincide con lo facturado. Con varios cientos de documentos al mes y una sola persona revisando el portal cuando tiene tiempo, lo esperable es que durante el año se acepten por silencio facturas que debieron reclamarse.
En México el riesgo está en las cancelaciones. Para cancelar un CFDI, en muchos casos el emisor necesita que el receptor acepte o rechace la cancelación, y si el receptor no responde en 72 horas la cancelación procede igual.
Cómo funciona el robot de recepción
El principal beneficio de automatizar la recepción es que el control del plazo deja de depender de la agenda de una persona. En nuestros proyectos el flujo tiene cuatro pasos, y el orden importa porque cada uno alimenta al siguiente:
- Descarga: el robot entra al portal del organismo fiscal con el certificado digital de la empresa, filtra por período y baja los documentos recibidos a una carpeta ordenada, cada uno con su XML y su representación impresa. También revisa el correo, porque hay proveedores que solo mandan el PDF adjunto y nunca aparecen donde deberían. De los cuatro pasos, este es el que libera más horas.
- Validación formal: toma poco tiempo y descarta bastante. Se verifica que el documento exista y esté vigente en el organismo, que el emisor sea un proveedor registrado, que montos e impuesto sean consistentes y que no sea un duplicado de algo ya cargado.
- Cruce con la operación: es el paso que decide. Cada documento se compara con la orden de compra y con la recepción de mercancía, usando la tolerancia que haya fijado tu empresa. Si hay una diferencia, el documento queda apartado con el motivo y el robot avisa a la persona responsable, indicando cuántos días quedan de plazo. El resto pasa directo a la carga.
- Acción: carga en el ERP lo aprobado, emite el acuse o registra el reclamo dentro del plazo.
Si trabajas con SAP, el último paso se conecta con lo que explicamos en qué procesos de SAP se pueden automatizar con RPA. La lógica de cruce es la misma que describimos en cómo automatizar cuentas por pagar, y en varios proyectos ambos procesos terminaron siendo un solo robot con dos entradas.
Reclamo automático o solo aviso
Antes de construir el robot hay que definir, en el levantamiento del proceso, si va a emitir reclamos por su cuenta o si solo va a avisar. Es la decisión que más veces hemos visto postergar, y si queda sin definir se termina descubriendo en producción.
Un reclamo mal emitido afecta la relación comercial con el proveedor. Durante el primer año recomendamos que el robot detecte las diferencias, las ordene por vencimiento y avise, y que la decisión la tome una persona. Cuando hay seis meses de historial y se ve que cierto tipo de diferencia siempre termina en reclamo, ese tipo puntual se puede automatizar de punta a punta.
Si el robot solo avisa, define desde el inicio qué persona recibe cada aviso, qué debe hacer con él y a quién lo escala si no puede resolverlo. Un reporte diario sin destinatario claro termina sin abrirse.
Cuándo no conviene automatizar la recepción
Si recibes veinte o treinta documentos al mes, no automatices nada de esto. Una persona los revisa en poco rato y el desarrollo nunca se recupera.
La inversión empieza a pagarse con cientos de documentos mensuales, o cuando hay varias sociedades y varios RUT donde el mismo trabajo se repite en paralelo. Este segundo escenario es el que más hemos visto: un grupo cuyo volumen por sociedad no justificaría un robot, pero que repite la misma revisión en cinco filiales.
Tampoco conviene si tu ERP ya incluye un módulo de recepción y nadie lo ha activado, algo que ocurre con más frecuencia de lo que se piensa. Antes de cotizar un robot preguntamos qué hace hoy el sistema que ya pagaste, y en un par de casos la conversación terminó ahí. Los criterios completos están en el artículo sobre cuándo no conviene automatizar un proceso.
